Personalmanagement

• Das Dashboard lässt sich gezielt an das Anforderungsprofil Ihres Unternehmens anpassen. Ampelsysteme, Erinnerungsfunktionen und vielfältige Darstellungsoptionen erleichtern die tägliche Nutzung.
• Die Lösung schafft transparente Strukturen und unterstützt eine klare Informationslage auf Mitarbeiter-, Führungs- und Organisationsebene.
• Weniger Zeitaufwand führt zu geringeren administrativen Kosten im HR-Bereich.

• Der aktuelle Status eines Vorgangs lässt sich jederzeit nachvollziehen, was Planung und Koordination erheblich erleichtert.
• Bei der Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen – etwa bei der Neubesetzung einer Stelle – zeigt sich der Bedarf an einer ganzheitlichen Lösung. Diese begleitet alle Prozessschritte zentral und unterstützt dabei, Personalprozesse effizient und strukturiert zu steuern.
• Ablauf einer typischen Stellenbesetzung: Der Prozess beginnt mit einer Anforderung aus der Fachabteilung, führt über Genehmigungsworkflows zur Veröffentlichung der Stellenausschreibung auf der Homepage oder in sozialen Netzwerken und reicht über Auswahl- und Entscheidungsprozesse bis hin zum Onboarding des neuen Mitarbeitenden.

• Erfasst werden unter anderem Kontaktdaten, Gehaltsinformationen und -entwicklung, Schriftverkehr, gescannte Dokumente, E-Mails, Telefonnotizen, Weiterbildungsdaten, Qualifikationen, Skills, organisatorische Zugehörigkeit, Ausstattung sowie Vertrags- und Kostendaten. Auch spezifische Informationen wie Mutterschutz, Elternzeiten oder Probezeitstatus sind integriert.
• Die Software erleichtert den Zugriff auf Dokumente und Ereignisse durch eine leistungsstarke Such- und Listenfunktion.
• Automatisierte Erinnerungen durch Workflow-Engine: Wichtige Fristen wie das Ende der Probezeit oder das Auslaufen befristeter Verträge werden automatisch angezeigt.

• Der HR Manager hilft bei der Planung und Umsetzung von Stellenneubesetzungen sowie bei Umstrukturierungen im Unternehmen.
• Alle relevanten Daten zu einer Stelle werden zentral erfasst, was eine vollständige und transparente Darstellung der Besetzung ermöglicht.
• Art und Anzahl der Planstellen lassen sich einzelnen Organisationseinheiten (Orgtree) direkt zuordnen – schnell und visuell nachvollziehbar.
• Die Besetzung freier Stellen erfolgt einfach per Drag-and-Drop; auch anteilige oder doppelte Besetzungen sind möglich.
• Die Visualisierung erfolgt sowohl grafisch im Orgtree als auch tabellarisch in der Besetzungsliste mit Angaben zum Besetzungsgrad und zur organisatorischen Einbindung.
• Durch gezielte Analyse mit Filter- und Sortierfunktionen lassen sich unbesetzte Planstellen und Vakanzen in Sekundenschnelle identifizieren und darstellen.
• Der Orgtree kann mit einem Klick in ein Organigramm überführt, als PDF-Datei exportiert oder ausgedruckt werden – auch ausschnittsweise.
• In Verbindung mit dem Skillmanagement können Planstellen gezielt mit Skillprofilen und Soll-Kompetenzen verknüpft werden, um die tatsächlichen Fähigkeiten von Mitarbeitenden besser abzugleichen.

Orgmanagement: Funktionen des Organisationsmanagements im Überblick

• Es ermöglicht die Abbildung komplexer Stellenstrukturen – einschließlich verschachtelter und paralleler Stellenpläne – in einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
• Beim Öffnen einzelner Zweige sehen Sie alle relevanten Details zur jeweiligen Stelle – darunter der aktuelle Stelleninhaber, das Matching mit dem definierten Anforderungsprofil, das Datum der Besetzung sowie die Möglichkeit, die Stelle direkt auszuschreiben, z. B. über die integrierte Recruitmentlösung.
• Neue Organisationseinheiten können schnell angelegt und Hierarchieebenen definiert werden.
• Der Stellenplan ist jederzeit editierbar und lässt sich flexibel an strukturelle Änderungen anpassen.
• Mitarbeitende und Führungskräfte lassen sich einzelnen Einheiten direkt zuordnen. Auch Versetzungen können problemlos vorgenommen werden.

• Da Mitarbeitende ihre Daten selbst pflegen, sinkt die Fehlerquote deutlich, und Prozesse werden beschleunigt.
• Der Genehmigungsprozess erfolgt digital: Mitarbeitende geben Daten ein, die HR-Abteilung oder Führungskraft bestätigt per Klick – die Informationen sind sofort aktualisiert.
• Transparente und faire Prozesse stärken die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen und fördern die Identifikation mit den Unternehmenswerten.
• Funktionen wie Mitarbeiterumfragen, interne Wissensdatenbanken, Foren, Blogs oder Wikis fördern eine transparente und kollaborative Kommunikationskultur.
• Das Mitarbeiterportal ist ohne Installation sofort einsatzbereit, weltweit verfügbar und in allen gängigen Sprachen nutzbar – ideal für international verteilte Standorte.
• Im Portal können Weiterbildungsangebote mit Buchungsfunktion sowie Antragsverfolgung direkt genutzt werden. Das Skillmanagement ermöglicht die Erfassung neuer Kompetenzen inkl. Selbsteinschätzung und Vorgesetztenbewertung.

Digitale Workflows statt Papierprozesse

Klassische Papierformulare werden durch digitale Anträge ersetzt, die automatisiert den gesamten Prozess durchlaufen – von der Beantragung bis zur finalen Dokumentation. Der aktuelle Status und Verlauf eines Prozesses ist jederzeit für alle Beteiligten einsehbar – vollständig digital und nachvollziehbar.

• Mit Hilfe der Software lassen sich Workflows festlegen, in denen definiert ist, wer was bis wann zu erledigen oder bereitzustellen hat.
• Regelmäßige Gespräche mit neuen Mitarbeitenden können über standardisierte Formulare dokumentiert und zeitlich geplant werden.
• Das System überwacht Fristen und informiert die zuständigen Personen rechtzeitig über offene Aufgaben.
• Die Lösung erinnert automatisch an Feedbackgespräche, unterstützt die Ergebnisdokumentation und fördert eine kontinuierliche Entwicklung.
• Durch komfortable Auswertungen können mögliche Probleme früh identifiziert und gezielte Maßnahmen eingeleitet werden.

• Ordnen Sie alle relevanten Fähigkeiten Ihren Mitarbeitenden im unternehmensweiten Skilltree zu – inklusive Eigenschaften wie Qualifikationsstufe, Zeitraum, Prüfungs- oder Verfallsdatum. Mehrere Qualifizierungssysteme können parallel abgebildet werden.
• Skilldiagramme visualisieren auf einen Blick Stärken und Schwächen von Mitarbeitenden, die Passung zu Stellenprofilen oder Teamkompetenzen in Gruppendiagrammen.
• Mit Skilldetect erfassen Sie Mitarbeiterkompetenzen einfach per Online-Abfragen – inklusive Selbsteinschätzung, Validierung durch Vorgesetzte oder 360°-Feedback. Fragebögen lassen sich per Drag & Drop individuell und effizient aus dem Skilltree generieren.
• Durch automatisierte Abfragen verfügen Sie stets über aktuelle Kompetenzdaten – ohne manuellen Erfassungs- oder Pflegeaufwand.
• Die leistungsstarke „search & list engine“ bietet über ein intuitives Interface flexible Selektions- und Reporting-Möglichkeiten.
• Legen Sie ein Anforderungsprofil als Skillschema an und identifizieren Sie auf einen Blick die geeignetsten Mitarbeitenden für eine bestimmte Position. Finden Sie per Mausklick passende Nachfolger, erkennen Sie Entwicklungspotenziale und setzen Sie Projekte effizient mit den richtigen Talenten um.

• E-Learnings ermöglichen eine individuelle Gestaltung der Lernphasen, können bei Bedarf wiederholt werden und bieten eine hohe zeitliche wie räumliche Flexibilität.
• Eine enge Verzahnung mit dem Seminarmanagement garantiert durchgängige Prozesse – von der Anmeldung bis zur Zertifikatsausstellung.
• xAPI-konforme Kurse und Tests lassen sich problemlos integrieren, was eine nachhaltige Erweiterung bestehender Schulungskonzepte erlaubt.
• Moderne Blended-Learning-Konzepte werden von der Software unterstützt. Sie ermöglicht zudem eine gezielte Erfolgskontrolle der vermittelten Inhalte.
• Es werden zahlreiche Medienformate wie HTML, HTML5, Audio und Video unterstützt. Bestehende Inhalte (PDF, PowerPoint, Office-Dokumente) lassen sich in xAPI-Kurse umwandeln.
• Prüfungen können flexibel gestaltet und direkt in Lerneinheiten oder als Gesamttest eingebunden werden. Nach erfolgreichem Abschluss eines Trainings werden die Qualifikationen aktualisiert und Fristen für Auffrischungen automatisch neu festgelegt.
• E-Learning bietet vollständige Nachweise über Lernfortschritte, z. B. zur Einhaltung von Compliance- oder QM-Vorgaben.

• Die Koordination aller Weiterbildungsmaßnahmen kann systemgestützt effizient organisiert und überwacht werden. Standardisierte Prozesse entlasten von manuellen Verwaltungsaufgaben und schaffen Freiräume für inhaltliche Schwerpunkte.
• Schulungen, Trainings und Fortbildungen können zentral geplant, statusbezogen verwaltet und bei Bedarf über das Mitarbeiterportal publiziert werden.
• Eine digitale Veranstaltungsakte stellt alle relevanten Informationen zu Maßnahmen und Teilnehmenden nachvollziehbar zur Verfügung. Seminaranbieter und Referierende – intern wie extern – lassen sich direkt im System pflegen und verwalten.
• Mitarbeitende können Schulungsanfragen selbstständig über das Portal stellen; Freigaben erfolgen im Rahmen eines definierten Genehmigungsprozesses.
• Die Überwachung individueller Fortbildungsbudgets erfolgt systemseitig und unterstützt eine verlässliche Ressourcenplanung.

• Ausstattungen können Organisationseinheiten strukturiert zugewiesen werden.
• Eine parallele Zuordnung derselben Ausstattung zu mehreren Personen oder Einheiten ist möglich.
• Übergabeprotokolle lassen sich durch Personalverantwortliche erstellen und mit Wiedervorlage-Terminen versehen, um beispielsweise Rückgabefristen zu überwachen.
• Automatische Buchungen von Ressourcen in Kalendern, wie z. B. Raumbuchungen über Outlook, können direkt über das Modul gesteuert werden.
• Im Self Service Portal erhalten Mitarbeitende einen Überblick über ihre aktuell zugewiesene Ausstattung.
• Ausstattungsanträge für zusätzliche Ressourcen wie Beamer können direkt über das Portal gestellt werden.
• Der Status eines Ausstattungsantrags kann von den Mitarbeitenden im systemgestützten Workflow jederzeit nachvollzogen werden.

• Personalverantwortliche erhalten auf Wunsch Zugriff auf sämtliche Gehaltsdaten der Mitarbeitenden und können diese detailliert auswerten.
• Gehaltsvergleiche können auf Basis von Merkmalen wie Geschlecht, Alter, Job-Familie oder Stellentyp durchgeführt werden.
• Im Self-Service-Portal haben Mitarbeitende die Möglichkeit, ihre Gehaltsabrechnungen einzusehen und bei Bedarf als PDF herunterzuladen. Mitarbeitende können auch ihre individuellen Gehaltsbestandteile und Sonderzahlungen selbstständig einsehen.
• Eine Standardschnittstelle zu HR Entgelt ermöglicht die automatische Übertragung aller relevanten Gehaltsdaten.

• Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten standort-, abteilungs- oder einheitsbezogen zentral zusammenzuführen ermöglicht die Software bei Bedarf ebenso wie deren getrennte Verwaltung – abhängig vom unternehmensinternen Berechtigungskonzept.
• Urlaub, Dienstreisen oder andere Abwesenheiten können unkompliziert über das Internet, Intranet oder per Smartphone gebucht werden.
• Nach Genehmigung des Abwesenheitsantrags erhalten Mitarbeitende automatisch eine Benachrichtigung – auf Wunsch auch direkt aufs Mobilgerät.
• Das System ist ideal für den Einsatz an mehreren Standorten, für mobile Zugriffe oder für Telearbeit im Homeoffice geeignet.

• Die KI unterstützt bei Fragen zur Softwarenutzung, technischen Problemen, bei personalrelevanten Themen wie Recruiting sowie bei allgemeinen Wissensfragen („Weltwissen“). Sie greift stets auf aktuelles Wissen zu, um Ihnen jederzeit fundierte und hilfreiche Antworten zu liefern.
• Das KI-Tool bleibt kontextbezogen und liefert präzise, thematisch fokussierte Antworten für maximale Unterstützung.
• Ihrer digitalen HR-Strategie dient die KI nicht nur als Dialogsystem, sondern als integrativer Bestandteil mit strategischem Mehrwert. Sie können durch den Einsatz der KI die HR-Abläufe effizienter gestalten und die Gesamtproduktivität steigern.

Drei Funktionsstufen des KI-Tools

• Software-bezogene Unterstützung (Stufe 1): Die KI ist rund um die Uhr verfügbar, beantwortet Fragen zur HR-Lösung auf Basis langjähriger, aktualisierter Wissensbestände und liefert Quellen für vertiefende Informationen.
• Allgemeinwissen mit OpenAI’s ChatGPT (Stufe 2): Optional kann die KI auf das umfassende Weltwissen von ChatGPT zugreifen, um zusätzliche Informationen bereitzustellen.
• How-To-Bot mit firmenspezifischer Wissensdatenbank (Stufe 3): Eine individuelle Wissensdatenbank wird aufgebaut, häufige Fragen werden effizient beantwortet und das Wissen wird in einem geschützten Container sicher gespeichert.

Vorteile der integrierten KI-Lösung

• Hohe Datensicherheit: Durch eine sichere Schnittstellenarchitektur und kundenspezifische Container inklusive Anonymisierung aller Anfragen ist ein hoher Datenschutz gewährleistet.
• Eigene Wissensbasis trainieren: Die KI kann mit unternehmenseigenem Wissen trainiert werden. Dieses Wissen bleibt ausschließlich beim Kunden und wird nicht extern verwendet.
• Technologische Aktualität: Das KI-Tool basiert auf der neuesten Version von ChatGPT und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
• Soforthilfe bei Anwendung der HR-Lösung: Viele Nutzerfragen lassen sich bereits während der Ticketerstellung klären – schnell und effizient.
• Erstellung optimierter Stellenanzeigen: Die KI unterstützt bei der Formulierung von Stellenanzeigen, um mehr Reichweite zu erzielen und qualifizierte Bewerber anzusprechen.

• Mitarbeitergespräche bieten Arbeitgebern eine direkte Kommunikationsbasis mit ihren Mitarbeitenden und dienen als zentrales Werkzeug zur gezielten Personalentwicklung. Sie unterstützen die Umsetzung strategischer Ziele durch individuelle Entwicklungsgespräche und stärken gleichzeitig die Bindung zum Unternehmen.
• Das System erinnert alle Beteiligten rechtzeitig an bevorstehende Termine und Aufgaben im Rahmen der Gespräche.
• Selbst- und Fremdeinschätzungen lassen sich über frei konfigurierbare Fragebögen abbilden und bilden die Grundlage für fundierte Gespräche. Die Bewertungen fördern den Austausch unterschiedlicher Sichtweisen und ermöglichen ein 360° Feedback, wo gewünscht.
• Inhalte wie absolvierte oder geplante Trainings, Potenzialbewertungen und Gehaltsvereinbarungen können direkt eingebunden werden. Ziele, Beurteilungskriterien und Kompetenzrahmen können individuell gestaltet und an die Unternehmensstruktur angepasst werden.
• Zielvereinbarungen, Fortbildungsmaßnahmen oder Qualifikationsdaten lassen sich direkt nach dem Gespräch digital dokumentieren. Neben standardisierten Inhalten können auch spezifische Vereinbarungen wie Seminare oder Entwicklungsziele erfasst werden.
• Gesprächsdaten lassen sich als Diagramme aufbereiten – sowohl für Einzelpersonen als auch für Gruppen- oder Abteilungsanalysen. Aussagekräftige Entwicklungscharts ermöglichen die gezielte Beobachtung von Fortschritten über längere Zeiträume hinweg.
• Gesprächsprotokolle werden automatisch in der digitalen Akte gespeichert und können im Self-Service-Portal zugänglich gemacht werden. Die erfassten Inhalte stehen in weiteren Modulen wie Performance Management, Trainingsplanung oder Kompetenzmanagement zur Verfügung. Die Integration schafft Transparenz, fördert strategisches Talentmanagement und ermöglicht bei Bedarf zielgerichtete Anpassungen.

• Kommentieren, Liken und Teilen sind für die Mitarbeitenden möglich.
• Anhand einer Lesebestätigung sehen Sie, welche Mitarbeitenden sich den Beitrag angesehen haben.
• Eine integrierte Chatfunktion ermöglicht den direkten Austausch unter Mitarbeitenden in Echtzeit. Neben dem Text-Chat steht auch eine Video-Chat-Funktion zur Verfügung, die vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten bietet. An Video-Chats und digitalen Meetings können unbegrenzt viele Personen teilnehmen.
• Funktionen wie Bildschirmfreigabe, schneller Wechsel zwischen Audio und Video, separate Einwahl per Telefon, Meeting-Aufzeichnung, YouTube-Broadcasting und benutzerdefinierte Gruppen stehen zur Verfügung.
• Berechtigungen für Inhalte lassen sich flexibel über die Abonnentenverwaltung steuern.

• Fragenkataloge lassen sich mithilfe vordefinierter Vorlagen zentral verwalten und für bereichsübergreifende Auswertungen nutzen.
• Umfrageergebnisse werden für Personalverantwortliche übersichtlich im 5-Sterne-Bewertungssystem dargestellt. Anschließend werden sie in die jeweiligen Akten (z. B. Häuser, Personen, Veranstaltungen) integriert und können entweder direkt im System eingesehen oder per Excel-Export weiterverarbeitet werden.
• Eine integrierte Teilnehmerverwaltung ermöglicht eine genaue Übersicht über Bearbeitungsstände und Rücklaufquoten. Alle Umfrageformulare lassen sich über die grafische Benutzeroberfläche einfach per Drag & Drop bearbeiten.
• Im Self Service Portal veröffentlichte Umfragen können von Mitarbeitenden flexibel beantwortet und bearbeitet werden.

• Alle eingehenden Hinweise und Anfragen werden streng vertraulich behandelt und erfüllen die Anforderungen der DSGVO sowie der EU-Whistleblower-Richtlinie vollständig. Die digitale Lösung ersetzt unsichere Kanäle wie physische Briefkästen, offene-Tür-Politiken oder telefonische und schriftliche Meldungen durch eine strukturierte, nachvollziehbare Plattform.
• Hinweisgeber können den Status ihrer Meldung jederzeit einsehen und sicherstellen, dass geeignete Maßnahmen eingeleitet werden. Eine Eingangsbestätigung muss innerhalb von sieben Tagen erfolgen; eine inhaltliche Rückmeldung zum Bearbeitungsstand ist innerhalb von drei Monaten bereitzustellen.
• Hinweisgeber können ihre Meldung jederzeit ergänzen; empfangsberechtigte Personen dürfen bei Bedarf zusätzliche Informationen einholen.
• Die Meldeplattform kann auch für Verbesserungsvorschläge genutzt werden – die zugehörigen Workflows lassen sich flexibel an verschiedene Meldekategorien anpassen.
• Die Integration des Whistleblowing-Moduls in den HR Manager ist innerhalb eines Tages möglich, unkompliziert und kosteneffizient – deutlich günstiger als mögliche Bußgelder.

• Mit der Software lassen sich differenzierte Kennzahlen und Etappenziele definieren, regelmäßig prüfen und so die Umsetzung strategischer Unternehmensziele gezielt steuern. Die search & list engine bietet jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Zielerreichung einzelner Mitarbeitender.
• Über das Modul Skills kann die Leistungsbeurteilung mit dem Skillmanagement kombiniert werden, um individuelle Entwicklungsmaßnahmen gezielt abzuleiten.
• Wenn ein Ziel gefährdet ist, lassen sich Maßnahmen wie zusätzliche Trainings oder Anpassungen der Zielvereinbarung gezielt einleiten.
• Eine flexible Prämienmatrix erlaubt die Gewichtung von Zielen und die automatische Berechnung leistungsbezogener Prämien anhand definierter Regeln.
• Prämienentscheidungen können direkt mit den dokumentierten Ergebnissen aus Zielvereinbarungs- oder Feedbackgesprächen verknüpft werden.
• Bewertungen zur Zielerreichung durch Mitarbeitende und Vorgesetzte lassen sich dokumentieren und für Folgejahre archivieren.
• Grafische Auswertungen ermöglichen den Vergleich von Zielverläufen, das Erkennen von Trends sowie eine langfristige Leistungsbeobachtung.

• Durch die transparente Darstellung möglicher Laufbahnen fördern Sie die Bindung von Talenten und schaffen strukturierte Talentpools für verschiedene Karrierestufen. Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Talente frühzeitig in ihrer Laufbahn gefördert und gezielt auf vakante Positionen vorbereitet werden.
• Die Leistung-Potenzialmatrix kommt im Talentmanagement-Modul als effektives Werkzeug zum Einsatz, um Talente in anpassbare Quadranten systematisch einzuordnen.
• Maßnahmen für die Vorbereitung auf eine bestimmte Position können individuell festgelegt werden, darunter z. B. Trainings, strukturierte Interviews, Assessments oder zielorientierte Entwicklungsvereinbarungen.
• Die Workflow engine erlaubt es, Prozesse der Nachfolgeplanung frei zu gestalten, Statuswechsel festzulegen und Beteiligte sowie Entscheidungsgremien prozessgesteuert einzubinden.
• Automatische Benachrichtigungen zu einzelnen Prozessschritten unterstützen eine kontinuierliche Bearbeitung und Nachverfolgung.
• Orgmanagement ermöglicht eine integrierte Nachfolgeplanung mit strukturierten Organigrammen und bietet durch die „Domino-Simulation“ transparente Analysen bei personellen Veränderungen.

• Mit der HR Manager App steht Ihnen der vollständige Funktionsumfang Ihrer HR-Lösung mobil zur Verfügung.
• Eine intuitive Benutzeroberfläche vereint sämtliche Self-Service-Funktionen in einer leistungsstarken Anwendung.
• Mitarbeitende können personalbezogene Aufgaben mobil und flexibel bearbeiten – sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen.
• Anträge lassen sich direkt per Mobilgerät bearbeiten, neue Bewerbungen sofort einsehen und Rückmeldungen ohne Verzögerung geben.
• Arbeitszeiten und Abwesenheiten können direkt vom Mobilgerät aus erfasst und verwaltet werden – strukturiert und anwenderfreundlich.
• Die mobile Erfassung und Buchung von Arbeitszeiten ist jederzeit möglich – schnell, zuverlässig und benutzerfreundlich.