Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen besteht grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022. Arbeitgeber konnten sich bislang jedoch auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen.
Diese Übergangsregelung endet zum 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen daher auch Arbeitgeber mit einer bisherigen Befreiung neu entstehende Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch führen. Eine allgemeine Ausnahme für kleine oder mittelständische Unternehmen gibt es dabei nicht.
Welche Unterlagen sind betroffen?
Die elektronische Führungspflicht gilt nicht für die gesamte Personalakte, sondern für bestimmte gesetzlich definierte Entgeltunterlagen. Dazu gehören je nach Beschäftigungsverhältnis beispielsweise:
- Anträge und Erklärungen zur Rentenversicherung bei geringfügig Beschäftigten
- Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen
- bestimmte Nachweise zu Versicherungspflicht und Versicherungsfreiheit
- relevante Meldedaten der Sozialversicherung und Krankenkassen
- bestimmte Aufenthalts- und Beschäftigungsnachweise
- Unterlagen zu Statusfeststellungsverfahren
- Nachweise zur Elterneigenschaft und zu berücksichtigungsfähigen Kindern
- Unterlagen zu Pflegezeit und Pflegeunterstützungsgeld
- bestimmte Aufzeichnungen nach Mindestlohn- und Arbeitnehmer-Entsendegesetz
- die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz
Was bedeutet „elektronisch führen“?
Es reicht nicht aus, Dokumente lediglich irgendwo als Scan oder PDF abzulegen. Die Unterlagen müssen während der jeweiligen Aufbewahrungsfrist geordnet, eindeutig zugeordnet, auffindbar und lesbar zur Verfügung stehen.
Dokumentart, betroffene Person und Zeitraum müssen erkennbar sein. Klare Ablagestrukturen und geregelte Zugriffsrechte helfen dabei, die Dokumente nachvollziehbar und geschützt zu verwalten.
Müssen bestehende Papierakten vollständig digitalisiert werden?
Nein, eine pauschale Verpflichtung, sämtliche alten Personalakten nachträglich zu digitalisieren, besteht nicht.
Bei Arbeitgebern mit einer bewilligten Befreiung greift die elektronische Führungspflicht grundsätzlich für neue Vorgänge und Unterlagen ab dem 1. Januar 2027. Ohne Befreiung gilt sie für neu entstandene Pflichtunterlagen bereits seit 2022.
Zu beachten ist außerdem: Werden relevante Papierunterlagen eingescannt, dürfen die Originale nicht automatisch vernichtet werden. Je nach Dokument können weiterhin gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Was ist mit der euBP?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, ist von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen zu unterscheiden.
Bei den elektronischen Entgeltunterlagen geht es um die Ablage und Verfügbarkeit bestimmter Dokumente beim Arbeitgeber. Bei der euBP werden hingegen prüfungsrelevante Daten elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt.
Auch hier endet eine bisherige Befreiungsmöglichkeit: Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Übermittlung der euBP-Daten verpflichtend.
Was Sie jetzt prüfen sollten
Wenn Sie bislang von der elektronischen Führung befreit waren oder Personaldokumente noch überwiegend in Papierform beziehungsweise unterschiedlichen Dateiablagen verwalten, empfiehlt es sich, die bestehenden Prozesse rechtzeitig zu überprüfen:
Digitale Personalakte als mögliche Unterstützung
Eine digitale Personalakte ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann die Organisation der elektronischen Entgeltunterlagen und weiterer Personaldokumente aber deutlich vereinfachen.
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Zu den Vorteilen gehören unter anderem:
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