Innovative HR-Lösungen aus einer Hand
Eine Neuausrichtung von Human Resources ist notwendig
Eine moderne HR-Lösung eröffnet den Unternehmen die Möglichkeit, ihre vielfältigen Aufgaben schnell, professionell und in enger werdenden Zeitfenstern zu erledigen.
Den Begriff der Digitalisierung kennt wohl inzwischen jedes Kind und es mag abgedroschen klingen, Sätze zu schreiben, wie: „Transformierung zum agilen Unternehmen“, „Erfolgreich in die Zukunft“ usw. Man liest sie, versteht sie und denkt sich trotzdem: „Erzähl mir doch was Neues!“ Fakt ist: Die Transformation ist schon lange Realität. Im Alltag und in der Geschäftswelt. Viele neue Verhaltensweisen sind „normal“ geworden.
Aber was bedeutet dies konkret für die HR-Welt? Der Erfolg Ihres Unternehmens ist immer mehr abhängig vom Wissen, der Kreativität, den Ideen und der Leistung Ihrer Mitarbeiter. Gerade in einem immer härter werdenden Markt sind dies mehr denn je entscheidende Faktoren für den Erfolg Ihres Unternehmens. Und dies bedeutet zwangsläufig eine Neuausrichtung der HR-Abteilung.
In den klassischen, mittelständischen Betrieben ist der Personalbereich sehr häufig nur auf die Entgeltabrechnung ausgerichtet und/oder es gibt Insellösungen für einzelne Bereiche des Personalmanagements. In Zukunft werden aber gerade diese Bereiche maßgeblich sein für die Positionierung eines Unternehmens im wirtschaftlichen Umfeld. Natürlich muss man die Grundsatzentscheidung, HR neu zu strukturieren, erst einmal treffen und, ganz wichtig, auch ein Budget dafür zur Verfügung stellen.
Eine Lösung für alle Management-Aufgaben
Die strategische Bedeutung von HR
Erfolgreiche Unternehmenslenker haben die strategische Bedeutung ihrer HR-Abteilung längst erkannt und stellen die verschiedensten Bereiche auf den Prüfstand. Folgende Schwerpunkte gilt es dabei zu analysieren:
- die heutige Software
- die Ausrichtung der HR-Abteilung
- die Prozesse intern zwischen den Systemen
- die mögliche Auslagerung von Prozessen und Standardaufgaben
- die heutige Kostenstruktur
Einer der Hauptpunkte ist die Fokussierung auf die Kernprozesse im HR-Bereich. Hierzu gehören beispielsweise die Auslagerung von klar definierten HR-Prozessen, etwa der Gehaltsabrechnung, und die neue Fokussierung auf wertschöpfende Prozesse, wie Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterentwicklung und Rekrutierung.
Um eine solche Umstellung schnell, effizient und in einem akzeptablen Kostenrahmen umzusetzen, gilt es, einen HR-Lösungsanbieter zu finden, der seine aus vielen realisierten Projekten gewonnene Erfahrung, seine Expertise und sein Know-how neben der reinen Produktlösung mit einfließen zu lassen. Dies ist eigentlich die schwierigste Aufgabe, denn nicht knallige Werbebotschaften und die Nutzung moderner Schlagwörter sind gefragt, sondern Profi-Know-how und in der Praxis erprobte Lösungen.
Welche Prüfkriterien sollten Sie ansetzen?
- Bietet der zukünftige Partner eine gesamtheitliche Lösung von der Entgeltabrechnung über die Personalzeitwirtschaft bis hin zum Personalmanagement und Recruitment an?
- Haben Sie die freie Wahl zwischen Inhouse-Lösung bzw. Outsourcing-Varianten und gibt es diese in verschiedensten Servicetiefen?
- Ist das Erfahrungsspektrum, aus dem der Anbieter schöpft, groß genug und kann er Ihnen hierbei genügend Referenzen nennen?
- Ist der Anbieter in der Lage, die Vorteile einer gesamtheitlichen Lösung mit allen erforderlichen Prozessschritten in der Praxis umzusetzen?
Eine gesamtheitliche Lösung mit aufeinander abgestimmten Prozessschritten ist das Fundament für Ihre erfolgreiche Personalarbeit. Dabei ist zu beachten, egal ob Sie die Entgeltabrechnung im Full Service auslagern oder in der ASP-Variante selbst abrechnen, dass die Prozesse ineinandergreifen. Die Reduzierung der administrativen Arbeiten und die Schaffung von Freiraum für die wertschöpfende Personalarbeit gehören zu den Hauptzielen einer Neuorientierung. Aber auch hier muss das Rad nicht neu erfunden werden. Erfahrene HR-Partner können auf ein großes Portolio von möglichen Prozesslösungen, Workflows und Ablaufvorlagen zurückgreifen.
Optimales Arbeiten mit den Mitarbeitenden im Mittelpunkt
Die wichtigsten Punkte bei der Auswahl eines Anbieters
Informieren Sie sich bei Kunden des Anbieters über die dort realisierten Projekte, denn so können Sie am einfachsten wichtige Informationen und Entscheidungskriterien für Ihre Auswahl erhalten. Gerade in ihrem neuen Aufgabenumfeld, das sich höchst dynamisch weiterentwickelt, ist es für die Personaler wichtig, einen professionellen Sparringspartner zu haben, der Sie an seinen Erfahrungen aus vielen Projekten teilhaben lässt.
Auch die Aspekte Datenschutz und Qualität spielen, gerade angesichts der hochsensiblen Personaldaten, eine Hauptrolle bei der Partnerwahl. Doch hier haben alle Unternehmen einen klaren Vorteil, denn gerade in diesem Umfeld ist die Bundesrepublik Deutschland (BRD) führend, wenn es um Punkte wie Datenschutz, Sicherheit und Qualität im Outsourcing geht.
Das hat nicht nur der Markt erkannt, sondern auch die führenden Fachverbände haben reagiert. Hier gibt es mehrere herausragende Beispiele, wie das Zertifikat „Software hosted in Germany“ vom Bundesverband IT-Mittelstand oder das Zertifikat „Check 28“ des BISG (Bundesfachverband der IT-Sachverständigen und -Gutachter). Für jedes Unternehmen, das Outsourcing anbietet, ein absolutes Muss! Unternehmen, die sich diesem strengen Prüfungs- und Zertifizierungsverfahren gestellt haben, bieten Ihnen eine hohe Sicherheit durch kontrollierte Prozesse. Allein der Standort des Rechenzentrums innerhalb der BRD ist von großer Bedeutung, da dies viele internationale Anbieter nicht gewährleisten können. Legen Sie Ihr Augenmerk auf ein gesamtheitliches Lösungsportfolio. Sowohl doppelte Datenpflege als auch ein manueller Datenaustausch zwischen den Systemen sollten auf ein Minimum reduziert werden.
Beginnen wir mit dem Entgeltbereich. Hier erfolgt immer häufiger eine Auslagerung auf einen Dienstleister, der dieser Bereich nicht zu den wertschöpfenden Prozessen der Personalarbeit gehört und von einem professionellen Lösungsanbieter ohne Know-how-Verlust außerhalb der eigenen Firma kostengünstig und professionell erledigt werden kann. Wie sieht so eine solche Auslagerung bzw. Abwicklung in der Praxis aus? Egal ob im ASP, bei dem das Unternehmen selbst abrechnet oder im FSP, bei dem der Dienstleister abrechnet, erfolgt die Änderung der Daten angefangen von Adressänderungen über Gehaltsveränderungen etx. grundsätzlich über den HR-Manager, der in den meisten Installationen daher führendes System ist.
Flexible Outsourcing-Tiefe mit ASP, BSP und FSP
Wieso ist die Positionierung des HR-Managers als führendes System sinnvoll?
Eine Information über eine Adressänderung erfolgt im Idealfall über das Self-Service-Portal durch den Mitarbeiter selbst. Nach Freigabe durch die Personalabteilung startet das System einen definierten Workflow, um diese Änderung vom Entgelt über die PZW auf alle Bereiche auszurollen. Aufgrund der vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten und des gesicherten Informationsaustauschs nutzen daher viele Firmen den HR-Manager als führendes System. Aber es gibt natürlich noch viele andere Aufgabenfelder, die mit seinem Funktionsumfang schnell, sicher und effizient abgewickelt werden können.
Ein Praxisbeispiel:
Der Abteilungsleiter oder der Personaler vereinbart im Personalgespräch mit einem Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung innerhalb des laufenden Jahres. Durch den Änderungseintrag in den Stammdaten wird auf Knopfdruck sowohl ein Gehaltserhöhungsschreiben mit automatischer Ablage in die digitale Personalakte erstellt als auch ein weiterer Workflow angestoßen, der diese Änderung automatisch in die HR-Nachrichten des Entgeltabrechners ablegt. Dieser greift sie auf, prüft sie, gibt sie für die Entgeltabrechnung frei und markiert sie im System als erledigt, wodurch ein neuer Informationsworkflow angestoßen wird, der alle Beteiligten über die Erledigung informiert.
Der Personalmanagement- sowie der Rekrutierungsbereich sollten im eigenen Unternehmen bleiben. Denn der persönliche Kontakt bzw. die direkte Nähe und der Austausch mit den Mitarbeitern sind hier von hoher Bedeutung.
Eine moderne Rekrutierungslösung ist unerlässlich
Der Arbeitsplatz auf „Lebenszeit“ ist gerade für viele jüngere Leute kein Thema mehr. Work-Life-Balance, individuelle Arbeitszeiten oder persönliche Entwicklungsmöglichkeiten sind die Themen, mit denen sich die Personaler beschäftigen müssen. Dies kann nur erfolgreich praktiziert werden, wenn hierzu die notwendigen „Hilfsmittel“ zur Verfügung stehen.
Gemeint sind HR-Manager bzw. Rekrutierungslösungen, die alle Bereiche des modernen Personalwesens abdecken und natürlich mit der Entgelt- bzw. Personalzeitwirtschafts-Software korrespondieren. Eine umfassende PMS-Lösung beginnt zum Beispiel bei einer integrierten Organigramm-Lösung und geht über die digitale Personalakte und das Vertragswesen, das Workflow-Management über Lösungsbausteine für Personalentwicklung, Personalgespräche, Ausbildungsmanagement, Weiterbildungs-, Veranstaltungsmanagement und E-Learning bis hin zu dem großen Bereich des Recruitments.
Wie hilft eine solche Prozesslösung bei der praktischen, täglichen Arbeit? Nehmen wir eine neue Stellenbesetzung: Aus dem Organigramm-Modul erhalten Sie auf Knopfdruck die Information, welche Stelle neu zu besetzen ist bzw. welche neuen Stellen zu welchem Zeitpunkt zu besetzen sind. Nach erfolgter Stellenanforderung durch die Führungskraft über das System und die Freigabe der Stelle durch den Entscheider wird vom Personaler mit geringem Aufwand die Stelle generiert und publiziert. Dies kann sowohl im Intranet, Internet, bei der Bundesagentur für Arbeit als auch bei diversen Spezialanbietern wie XING, StepStone oder LinkedIn erfolgen. Ist ein solcher Prozess einmal eingerichtet und definiert, können die Personaler komplett eigenständig, z. B. ohne Hilfe der Marketingabteilung, Stellen, natürlich SEO-optimiert, publizieren. Eine moderne Rekrutierungslösung ist das erste wichtige Kriterium, Bewerbern zu zeigen, dass es sich bei Ihrem Unternehmen um ein fortschrittliches und modernes Unternehmen handelt.
Doch bleiben wir beim Prozess. Nach Sichtung des Bewerbers durch die Personalabteilung erfolgt die Weiterleitung an die ausschreibende Fachabteilung. Natürlich mit Reminder-, Wiedervorlage-Funktion und diversen weiteren Prozess-Schritten, wie der Terminvereinbarung bzw. Einladung des Bewerbers, der Erstellung von Vorlagen des Bewerbungsgesprächs und hoffentlich später dem neuen Arbeitsvertrag. Hierzu werden die Daten per Mausklick an den Personalmanagementbereich übergeben. Dieser übernimmt die vorhandenen Bewerbungsdaten, fügt sie in das vorhandene „Formschreiben“ Arbeitsvertrag ein und verschickt diesen zur Unterschrift. Bereits jetzt oder nach erfolgter Unterschrift wird der Onboarding-Prozess angestoßen. Er reicht von der Sicherheitseinweisung über die Freigabe der IT zur Softwarenutzung bis hin zur Anlegung des neuen Mitarbeiters in der Zeitwirtschaft oder der Ausgabe der Arbeitskleidung durch den Magazinverwalter.
In einem weiteren Prozessschritt wird der Ablauf innerhalb der „Einarbeitungszeit“ festgelegt. Dieser kann vom Mitarbeitergespräch bis hin zu Weiterbildungsmaßnahmen alle To-dos mit Terminen, beteiligten Personen, Beurteilungen usw. enthalten. Gerade hier zeigt sich der Vorteil einer echten Prozesslösung, da sie vorherige manuelle Arbeiten auf ein Minimum reduziert, jederzeit weiß, wo welcher Prozess steht, bzw. früh genug erkennt, wann welcher Prozess aus dem Ruder läuft bzw. nachjustiert werden muss.
Die wertschöpfende Arbeit von HR bei der Personalentwicklung und Weiterbildung
Sowohl für langjährige Mitarbeiter als auch für Neueinsteiger sind die Personalentwicklungs- und Weiterbildungsmaßnahmen im Unternehmen gleichermaßen interessant. Und hier beginnt die wertschöpfende Arbeit der HR-Abteilung. In einem gesamtheitlichen HR-System greift der Personaler auf vorgefertigte Prozesse zur Personalentwicklung und Weiterbildung zurück. Er legt die firmenspezifischen Weiterbildungs- oder Personalentwicklungsanforderungen fest und hinterlegt diese im System. Dann dokumentiert er im System, welche Veranstaltung bzw. Schulung es bereits gibt, wo sie stattfinden und welche Kosten pro Teilnehmer entstehen. Gegebenenfalls fügt er neue Maßnahmen hinzu. Je nach Unternehmensphilosophie werden die Schulungs- und Weiterbildungsangebote den einzelnen Mitarbeitern direkt in das Self-Service-Portal eingestellt oder den Führungskräften zur Entscheidung und Abstimmung zur Verfügung gestellt.
Nach erfolgter Maßnahme wird zum Beispiel nach vier bis sechs Wochen eine Umfrage bei den Teilnehmern durchgeführt, inwieweit die Maßnahme für die tägliche Arbeit von Nutzen gewesen ist. Für alle diese Punkte gibt es Workflows und eine Vielzahl von passenden Dokumenten, die es natürlich nach erfolgter Nutzung auch mitarbeiterspezifisch abzulegen gilt. Und hier kommt die digitale Personalakte ins Spiel. Ausgehend von der Gehaltsabrechnung über die Bewerbungsunterlagen bis hin zum Zertifikat befinden sich hier alle Dokumente in digitaler Form. Der große Vorteil ist hier Flexibilität.
Auch aus dem Homeoffice hat der Personaler oder die Führungskraft die für ihn bzw. sie freigegebenen Dokumenten sofort zur Verfügung. Um die tägliche Arbeit zu vereinfachen, stehen für die einzelnen Bereiche und Aufgaben die unterschiedlichsten Formschreiben zur Verfügung. Vom Personalfragebogen für das Einstellungsgespräch über Variationen für Gehaltserhöhungen bis hin zum klassischen Arbeitsvertrag reicht die Auswahlpalette. Jedoch auch der Mitarbeiter hat, je nach Freigabe durch das Unternehmen in seinem Self-Service-Portal, Zugriff auf „seine“ Dokumente. An erster Stelle ist die Lohnabrechnung bzw. das Zeitkonto des Mitarbeiters zu sehen. Darüber hinaus hat er aber auch je nach Freigabe Zugriffsmöglichkeit auf seine Zertifikate etc. Das Self-Service-Portal bietet darüber hinaus noch eine Vielzahl von hilfreichen Punkten sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter. Über Systemfeatures lassen sich z. B. Adressänderungen, Änderung der Bankverbindung usw. oder eine Anfrage bzgl. einer Veranstaltungsteilnahme elektronisch an die Personalabteilung übermitteln.
Eine moderne HR-Lösung bietet fertige Workflows
Ein gutes System verfügt auch über fertige Workflows zur Urlaubsbeantragung, Krankmeldung oder für klassische Zeitbuchungen wie Kommt-/Geht- und Pausenzeiten, Überstundenregelungen etc. Auch hier zeigt sich direkt der Vorteil einer integrierten Lösung. Hat der Vorgesetzte oder der Personaler z. B. den Urlaub freigegeben, erfolgt die direkte Übergabe in den Zeitwirtschafts- bzw. Entgeltkalender. Gleiches gilt auch für andere Anforderungen, wie die Erfassung einer Krankmeldung usw. In diesen Fällen kann die Übertragung der Krankmeldung je nach Anzahl der Krankheitstage weitere Workflows, wie z. B. einen EEL-Meldung im Entgelt, veranlassen.
Gerade in den letzten Monaten haben neue Module wie das E-Learning eine nie da gewesene Nachfrage erlebt. Durch den Ausfall von Veranstaltungen in persönlichen Gruppen musste der Weiterbildungs- bzw. Schulungsbedarf „elektronisch“ abgewickelt werden. Mit einem integrierten E-Learning-Modul konnten trotz diverser Einschränkungen viele Bereiche professionell umgesetzt werden.
och wie erhält man den Überblick und die Kontrolle über all diese Maßnahmen, Termine und laufenden Prozesse? Moderne Systeme haben ein integriertes Dashboard und eine Datawarehouse-Funktion im Standard. Jeder Bereich, ausgehend von der Personalabteilung, der Geschäftsführung oder dem Vorgesetzten, sieht seine Daten in einem individuellen Dashboard grafisch aufbereitet und natürlich mit Drill-Down-Funktion bei offenen Fragen. Das Portfolio verfügt über eine Vielzahl von vorgefertigten Auswertungen und reicht von der Urlaubsstatistik über die Statistik zu den Ein- und Austritten, einer Vorkräfte- oder einer Krankenstatistik bis hin zu diversen Kennzahlenauswertungen.
Aus Sicht jüngerer Arbeitnehmer ist es wichtig, dass gerade der HR-Bereich modern und zukunftsorientiert aufgestellt ist. Für sie ist es selbstverständlich, dass sie bei ihrer Homeoffice-Tätigkeit die Arbeitszeit mobil buchen, über ein Self-Service-Portal den Urlaub beantragen, die Gehaltsabrechnung herunterladen oder eine Weiterbildungsmaßnahme beantragen können. Alles Punkte, die eine moderne gesamtheitliche Lösung im Standard abdeckt.
Fazit
Der Wandel im Personalwesen hat gerade durch die Corona-Krise enorm an Fahrt aufgenommen. Homeoffice gehört genauso zum Alltag wie immer häufigere Online-Meetings, intern als auch extern. Eine moderne HR-Lösung verschafft Ihnen die Möglichkeit, Ihre vielfältigen Aufgaben schnell, professionell und im Rahmen Ihres immer enger werdenden Zeitfensters zu erledigen.
Lothar Steyns
Geschäftsführender Gesellschafter
SUMMIT IT CONSULT GmbH
www.summit-it-consult.de
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