Interview mit Lothar Steyns, Geschäftsführer Gesellschafter der Summit IT Consult GmbH
Herr Steyns, braucht der Mittelstand eine eigene HR-Strategie für die Digitalisierung?
Lothar Steyns: Sinnvollerweise ja, denn gerade die jetzige Marktsituation zwingt alle Unternehmen im Bereich „Human Resources“ zum Umdenken, da die HR eine hohe gesamtbetriebliche Bedeutung gewinnt. Die hoffentlich hinter uns liegende Corona-Krise hat es deutlich gezeigt, dass es so nicht weitergehen wird. Home-Office-Anforderungen, fehlende Fachkräfte, der geänderte Wertewandel in der Belegschaft und nicht zuletzt gesetzliche Vorgaben, wie z. B. die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung, sind nur einige Beispiele. Die große Klammer nach innen heißt Digitalisierung von HR-Prozessen und Maßnahmenstrategien. Viele mittelständische Firmen sind mit ihrer vorhandenen Software im Moment nicht in der Lage, sich den geänderten Rahmenbedingungen zu stellen. Software by the Book, also auf eine ganzheitlich integrierte HR-Prozesslösung mit intelligentem Workflow und individuellem Kampagnenlauf vom Application- bis zum Full-Service-Provider für ASP bzw. MSP – liegt. Der Vorteil für den Mittelstand liegt darin, dass dieser Unterstützung bereits durch vorhandene Erfahrungen und Umsetzungen gewinnen kann. Was ist unsere, die des Mittelstands, Herausforderung? Am Anfang an begleitbarer Prozesse aufzubauen, nicht nur über eine Software-seitig ausgereifte Lösung sondern auch über den entscheidenden Faktor: Praxiserfahrung, ein solides HR-Projekt zu einem akzeptablen Preis umzusetzen. In solchen Projekten ist es das Know-how des HR-Partners und seine Bereitschaft, dieses Wissen in das Projekt einfließen zu lassen, von höchstem unternehmerischem Vorteil.
Worauf kommt es an, damit diese Strategie auch wirklich Theorie bleibt, sondern möglichst schnell gelebte Praxis wird?
Lothar Steyns: Es geht nicht darum, dass die Unternehmerführungen ihre HR-Situation nicht erkennen und wissen, dass hier neue Wege und Umstrukturierung, die Freiräume und auch das Budget zur Verfügung stellt. Aber auch der HR-Verantwortliche muss den Willen mitbringen, falls nicht schon geschehen, den die Hauptanforderung der Personalabteilung, das Reporting oder die korrekte Entgeltabrechnung. Sie muss sich vielmehr neuen, brennenden Themen zuwenden, etwa wie Personalbeschaffung und -entwicklung, Verbleib der Mitarbeiter im Unternehmen oder auch dem geänderten Wertewandel in der Belegschaft. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, geht es im nächsten Schritt darum, eine praxisorientierte und erfahrene HR-Partner zu finden, der neben einer ganzheitlichen Lösung auch eine Umsetzungserfahrung in anderen Unternehmen bereits nachweisen kann. Sie/er sollte in der Lage sein, bei Bedarf auch auf ein breites Netzwerk an Spezialisten, wie z. B. für Änderungsmitteilungen, zuzugreifen. Als Anbieter, die über ein eigenes Rechenzentrum innerhalb Deutschlands verfügen, dann nach einem enormen Believer-Effekt in den Firmen. Inhouse-Lösungen ist hierbei nicht ausgeschlossen. Doch viele Kunden setzen hier bereits seit vielen Jahren auf bewährte Lösungen.
Beispiel einer Mitarbeitermigration:
Ein Kunde 2022 kündigte in einem Unternehmen im ERP-Bereich unfassauskräftige Ergebnisse im Umlagerung veröffentlicht. Demnach waren im vergangenen Jahr bereits 84 Prozent der befragten Unternehmen mit HR-Lösungen etc. in rund 13 Monaten standardisiert vor der Einführung.
Verstehe ich das richtig: Unter der klassischen Personalstruktur darf der operative Blick nicht verloren gehen – oder wie muss das verwaltetlich werden?
Lothar Steyns: Natürlich darf der operative Strategieblick nicht vernachlässigt werden. Es gilt die Frage zu klären: Was kann das selbstkleinere Unternehmen mit zukünftigem Partner durchziehen, z. B. die Entgeltabrechnung im Full-Service. Dann bleibt wieder Zeit für HR-Aufgaben wie Bewerbermanagement, Personalentwicklung oder die Zeitwirtschaft, die kleiner Erfahrung nach das eigene HR-Personal betreut werden sollten, denn hier ist der persönliche Kontakt von entscheidender Bedeutung. Wird moderne Personalmanagementsoftware als operatives Werkzeug genutzt, erhalten die Personaler auch die dringend erforderliche Software-Unterstützung, um ihre Aufgaben von Gehaltsgesprächen bis zum Onboarding-Prozess schnell und professionell abzuwickeln. Ein Beispiel: Nach einem Mitarbeitergespräch mit einer Gehaltserhöhung werden die Dokumente in der digitalen Personalakte abgelegt, der Workflow des Wiedervorlage-Termins und die Verhandlung in einer Wiedervorlage, z. B. für den nächsten Termin des Gesprächs, abgelegt.
„Outsourcing-Varianten mit Full-Service-Providing beim Entgelt eröffnen die Möglichkeit, sich mit der neuen Rolle des HR-Team den neuen Aufgaben zu stellen und diese auch gut zu bewältigen.“
– Lothar Steyns
Können Sie ein weiteres Beispiel nennen?
Steyns: Großer Vorteil einer ganzheitlichen Prozesslösung sehen wir im Weiterbildungsmanagement. Ausgereifte Systeme sind in der Lage, nach einem erwünschten Abschluss den Wissen-Status des Mitarbeiters direkt einzuspielen und das Zertifikat im System abzulegen. Ohne weiteres Follow-up, Erinnerungsfunktion, werden spezifische Themen zugeteilt und termingerechte Erinnerung erfolgt. Ein weiteres Beispiel: Im Modul Personalentwicklung sind häufige Features, um seine Aufgaben besser zu erfassen, wie Qualifizierungsmaßnahmen, Termine und Veranlassungen. Ich können all diese Aufgaben, wie etwa das Mitarbeitergespräch, so umsetzen, dass aktuell klassisch mit notierten Dokumenten erledigt werden. In der Workflows die Wiedervorlage oder der Termin nicht durch den Personaler, im Scan-Manager eingesehen, sondern auch automatisch als Scan an das HR-Team übergeben werden, das diese Information danach in die Personalakte abgelegt wird.
Stichwort Recruiting: Wie realisieren die Unternehmen ohne verfügbare ERP- und HR-Softwarelösung ihre Individualbesetzung in Zukunft?
Steyns: Bereits jetzt ist aus der HR-Sicht keine Idealvorstellung, wenn Bewerber in einer BEM-Bereich abgelegt werden. Personenseitige gesetzliche Anforderungen, Reklassifizierungspflichten und -verlangen sind Handlungen der HR-Software und müssen korrekt gepflegt sein. Viele KMU-Unternehmen verfügen heute anhand statistischen Mittel, um z. B. ein HR-Datenblatt (mehr EX-System) zur Verfügung stellen. Die Personalakten oder aggregierte Bonitätsinformationen sowie integrierte Kalender bekommen wie das Arbeitszeitkonto, die Mehrarbeitsstunden und ggf. Zusatzzeiten, z. B. um eine Nachschulung im HR-Eingang anzustoßen.
Herr Steyns, vielen Dank für das Interview!
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DV-Dialog 3-4|2023 | 17. April 2023
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