Die Welt des Personalwesens verändert sich rapide. Der Erfolg Ihres Unternehmens ist mehr und mehr abhängig von Wissen, der Kreativität, den Ideen und der Leistung Ihrer Mitarbeiter.
Gerade in einem immer härter werdenden Markt sind dies mehr denn je entscheidende Faktoren für den Erfolg Ihres Unternehmens. Wer dies erkennt, weiß, vor welcher Herkulesaufgabe die HR-Mitarbeiter stehen und dass diese Aufgabe ohne Zuhilfenahme einer leistungsfähigen HR-Lösung nicht zu schaffen ist.
Der gesamte Bereich des Personalwesens sollte daher Teil des strategischen Managements sein, dem jedes Unternehmen große Aufmerksamkeit zukommen lassen sollte.
Aber wie eine praktikable und bezahlbare Lösung finden? Muss jedes Unternehmen für sich „das Rad“ neu erfinden und sehr hohe Investitionen in Kauf nehmen? Nein!
Nehmen wir als Beispiel das Recruitment. Ausgehend von der Stellenanforderung über die Publizierung der Stelle mit eigener Layout-Gestaltung, z. B. auf der Homepage Ihres Unternehmens, über die Auswahl der Bewerber*innen bis hin zur automatisierten Übernahme der Daten in die Lohnabrechnung sind diese Prozesse in 90 Prozent der Fälle bei allen Unternehmen vergleichbar.
Daher haben fortschrittliche Lösungsanbieter den Bedarf erkannt und leistungsstarke und effizient arbeitende Prozesslösungen für alle Aufgaben des Personalwesens in ihre Lösung integriert. Eine bewährte Lösung lässt sich problemlos und vor allem kostengünstig implementieren sowie im täglichen Einsatz erproben. Integrierte Lösungen sorgen so für Sicherheit, da neue HR-Prozesse und Anforderungen professionell und praktikabel abgewickelt werden können.
Wissen ist eine wertvolle Ressource
Wissen ist nicht nur in der heutigen Wirtschaft als Werk und Produktfaktor eine wertvolle Ressource, sondern der entscheidende Wettbewerbsvorteil. In allen Bereichen (Industrie, Handel und Handwerk) reduziert sich die Anzahl der Beschäftigten. Die Folge davon ist die Verlagerung von immer mehr Kenntnissen und Wissen auf immer weniger Mitarbeiter. Aufgrund dieser Tatsache sind die Mitarbeiter mit Ihren Kompetenzen und Ihrem Wissen für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens von höchster und sogar entscheidender Bedeutung.
Die Ist-Situation in den Firmen
In den klassischen, mittelständischen Betrieben ist der Personalbereich sehr häufig nur auf die Entgeltabrechnung ausgerichtet und/oder es gibt Insellösungen für einzelne Bereiche des Personalmanagements.
In Zukunft werden aber gerade diese Bereiche maßgeblich sein für die Gesamtdarstellung und den Erfolg eines Unternehmens im wirtschaftlichen Umfeld.
Natürlich muss man die Grundsatzentscheidung, HR neu zu strukturieren, erst einmal treffen und, ganz wichtig, auch ein Budget dafür zur Verfügung stellen.
Erfolgreiche Unternehmen haben die strategische Bedeutung ihrer HR-Abteilung längst erkannt, dies sowohl für die Ausrichtung des Unternehmens im Markt als auch für die Auswahl von Bewerbern bzw. ihren zukünftigen Mitarbeitern.
Denn entsprechend handeln diese Unternehmen. Eine bewährte Methode ist die klare Fokussierung auf die Kernkompetenzen, wie es in vielen anderen Unternehmensbereichen längst Standard ist. Aus diesem Grund legen immer mehr Firmen klar definierte HR-Prozesse, wie z. B. die klassische Personalabrechnung, aus. Sie richten ihre Arbeit auf das Personalmanagement aus und somit auf die wertschöpfenden Prozesse wie etwa Personalentwicklung, Skill-Management, Weiterbildung und Rekrutierung.
Aber wie finden Sie Ihre gesamtheitliche HR-Lösung?
Bevor wir in die einzelnen Aufgabenbereiche einsteigen, gilt es, den Markt nach einem kompetenten Lösungsanbieter für den gesamten Prozesskreis des Personalwesens zu erkunden. Praxisgerecht, intuitiv zu bedienen und bezahlbare Lösungen sind das Gebot der Stunde.
Es sind nicht große Namen, sondern die HR-Dienstleister, die gefragt sind, die – wie wir – den Schritt vom Softwarelieferanten zum Lösungsanbieter bereits vollzogen haben.
Neben einer HR-Komplettlösung, die vom Recruitment über die Entgeltabrechnung und Personalzeitwirtschaft bis hin zum HR-Management reicht, sollte der Komplettanbieter alle Lösungen sowohl als Inhouse- als auch als Outsourcing-Lösung in unterschiedlichen Servicetiefen zur Verfügung stellen können.
Informieren Sie sich bei Kunden des Anbieters über die dort realisierten Projekte, denn so können Sie am einfachsten wichtige Informationen und Entscheidungskriterien für Ihre Auswahl erhalten. Gerade in Ihrem neuen Aufgabenumfeld, das sich höchst dynamisch weiterentwickelt, ist es für die Personalverantwortlichen wichtig, einen anspruchsvollen Sparringspartner zu haben, der seine Erfahrung aus vielen realisierten Projekten weitergibt.
Auch die Aspekte Sicherheit und Qualität spielen angesichts der hochsensiblen Personaldaten eine Hauptrolle bei der Auswahl des zukünftigen Outsourcing-/HR-Partners. Die BRD ist führend, wenn es um Sicherheit und Qualität im Outsourcing geht. Und hier haben nicht nur der Markt, sondern auch die Verbände reagiert.
Als herausragendes Beispiel sei der Bundesverband IT-Mittelstand (BITMi) genannt. Er vergibt das Zertifikat „Software Hosted in Germany“. Für jedes Unternehmen, das Outsourcing anbietet, ein absolutes Muss.
Unternehmen, die sich diesem strengen Zertifizierungsverfahren gestellt haben, bieten ihren zertifizierten Kunden damit eine zusätzliche Sicherheit durch kontrollierte Prozesse.
Allein der Standort des Rechenzentrums hat schon eine besondere Bedeutung: Er muss innerhalb der BRD liegen, damit Ihre Daten das Hoheitsgebiet nicht verlassen und somit z. B. 100 Prozent der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) berücksichtigt und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) umgesetzt wird.
Viele internationale Anbieter haben dies auf dem Papier mit großem Aufwand simuliert – ohne es wirklich leisten zu können. Dabei haben sich auf dem Wege unseres Sicherheitskonzepts Firmen wie auch zahlreiche Wirtschaftsprüfungsgesellschaften manifestiert. Und wenn er dann noch das Siegel des Bundesverbandes der IT-Sachverständigen und Gutachter e. V. als „Geprüfter Auftragsdatenverarbeiter“ vorweisen kann, haben Sie den Gipfel des Möglichen und Prüfbaren erreicht.
Richten wir unser Augenmerk auf die einzelnen Personalprozesse, so sind einige Grundregeln zu beachten. Von Beginn an sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, alle administrativen Arbeiten weitgehend zu digitalisieren. Manuelle Übergabe von Daten an verschiedene Systeme ist auf ein Minimum zu beschränken.
Bereits beim Recruitment muss der Hebel angesetzt werden, damit bei der Einstellung der Mitarbeiter nur noch die speziellen Zusatzinformationen des jeweiligen Fachbereichs wie Entgeltabrechnung oder Personalmanagement hinzugefügt werden müssen.
Nehmen wir die Besetzung einer neuen Stelle. Im klassischen Prozess beginnt dies mit einer Stellenanforderung und Freigabe, nach durchlaufendem Genehmigungsprozess durch die Vorgesetzten. Leistungsstarke Personalmanagementlösungen liefern Ihnen hier bereits im Standard alle Funktionalitäten, um z.B. durch Kopierfunktionen eine vorhandene Stelle schnell und unkompliziert in eine Stellenanforderung mit allen Merkmalen aufzubereiten.
Bei den automatischen Weiterleitungsfunktionen zur Genehmigung, natürlich mit Wiedervorlagefunktion sowie graphischer Prozessstatuskontrolle, sollten Sie softwaretechnisch unterstützt werden. Nach der Genehmigung wird mit geringem Aufwand per Programm eine Stellenausschreibung generiert und publiziert. Dies kann sowohl im Intranet, Internet als auch bei Spezialanbietern wie Xing oder LinkedIn in den hierfür vorgesehenen Bereichen erfolgen.
Dieser Prozess, einmal eingerichtet und definiert, versetzt die Personaler in die Lage, komplett eigenständig, ohne z.B. die Hilfe der jeweiligen Marketingabteilung, die Stelle zu veröffentlichen. Hier geben Sie den Bewerberinnen bzw. dem Bewerber natürlich die Möglichkeit, ihre Daten elektronisch einzusetzen bzw. Unterlagen hochzuladen.
Nach Sichtung der Bewerbung durch die Personalabteilung erfolgt die elektronische Weiterleitung an die jeweligen Fachbereiche. Natürlich mit Wiedervorlage, Remindern und definierten Prozessschritten. Sie reichen von der Einladung des Bewerbers zu einem Vorstellungsgespräch bis hin zu einer Terminvereinbarung oder der Erstellung eines Gesprächsleitfadens etc.
Besonders hier helfen Ihnen standardisierte Formschreiben/E-Mails, eine Reihe von Abläufen zu vereinfachen.
Bei der Einstellung des Bewerbers / der Bewerberin erfolgt die automatische Übergabe in den nächsten Bereich der PMS-Lösung und der Onboarding-Prozess beginnt. Parallel hierzu stehen die Daten für die Entgeltabrechnung bzw. die Zeitwirtschaft zur Verfügung und können ggf. noch komplettiert werden.
Aufgrund der Stellenanforderung ist die Zuordnung in der Organigrammstruktur bereits vorgegeben. Durchzuführende Schulungen wie Sicherheitsunterweisungen oder notwendige Ausstattungsartikel wie Laptop, Handy oder auch Sicherheitsschuhe werden ebenso elektronisch abgewickelt wie die Ablage der neuen Dokumente in der digitalen Personalakte.
Ebenso wird die gesamte Personalentwicklung, nicht zuletzt im Abgleich mit dem Stellenprofil, durch planbare und kontrollierte Weiterbildung von einer ausgereiften HR-Lösung softwaretechnisch komplett unterstützt – anhand von Skill-Listen/Vorlagen und der individuellen Zuordnung der Skills zu den jeweiligen Mitarbeitern, natürlich mit Skill-Diagrammen, Skill-Trees und der graphischen Darstellung zur Über- und Unterdeckung.
Ein weiterer wichtiger Bereich sind die Personalgespräche, bei denen eine gemeinsame Standortbestimmung erfolgt. Getroffene Vereinbarungen über gewünschte oder erforderliche Weiterbildungsmaßnahmen bis hin zu Benefit-Vereinbarungen und Karriereplanung sollten, wie alle notwendigen Prozessschritte, ebenfalls softwaretechnisch unterstützt werden.
Digitale Personalakte und Prozessintegration
Allein die Nutzung einer digitalen Personalakte, in der alle Dokumente des Mitarbeiters, wie Zertifikate, Zeugnisse, Lohnabrechnungen etc. zentral zur Verfügung stehen, führt zu einer erheblichen Prozessverbesserung. Ein wichtiges Hilfsmittel in vielen Bereichen ist die integrierte Textverarbeitung mit individuellen Formschreiben, Textbausteinen und Gesprächsbögen. Sie reduziert die administrative Verwaltungsarbeit auf ein Minimum.
Wie behält man den Überblick und die Kontrolle über alle diese Prozessschritte, Maßnahmen und Termine?
Jeder Bereich, ausgehend von der Geschäftsführung, den Personalern oder den Vorgesetzten, sieht in seinem individuellen Dashboard die aktuellen Zahlen und Fakten, grafisch aufbereitet und mit Drilldown-Funktion bei offenen Fragen. Dies können für den Rekrutierungsverantwortlichen z. B. offene Bewerbungen, Rücklaufquoten bzw. Bewerbungskosten sein, für die Geschäftsführung die Übersicht der aktuellen und neuen Struktur im Unternehmen oder der Personalaufwand nach Kostenverteilung usw.
Ein Data-Warehouse liefert im Hintergrund alle Daten aktuell und in den unterschiedlichsten Darstellungsformen.
Gerade für die Internationalisierung und/oder auch für die jüngere Generation von Mitarbeitern spielen mobile Lösungen eine große Rolle. Es muss z. B. dem Monteur oder Außendienstmitarbeiter möglich sein, seine Arbeitszeiten mit einem Handy von unterwegs zu erfassen oder aber ein geeignetes Web-Portal im Employee Self Service einsetzen zu können, um seine Stammdaten aktuell zu halten, seine Zeiten einsehen und Urlaubsanträge elektronisch abzuwickeln bzw. seine eigenen Stammdaten in der HR-Lösung zu verwalten. Vom Urlaub bis hin zur Lohnabrechnung im Self-Service-Bereich abrufen zu können.
Auch dies gehört bei der modernen Umsetzung zum Standardleistungsumfang.
Fazit
Es ist die Zeit des Handelns gekommen, um die Position des Unternehmens im Markt, bei Bewerberinnen oder Mitarbeiterinnen zu halten, zu festigen und auszubauen.
Die großen Konzerne haben dies längst erkannt und agieren entsprechend. Seriöse gesamtheitliche Lösungen zeichnen sich heute nicht nur eine softwaretechnische HR-Komplettlösung, sondern auch durch ihr Know-how für die Umsetzung aus.
Handeln Sie, und sichern Sie sich Ihren Vorsprung im Wettbewerb!
Lothar Steyns, Geschäftsführer SUMMIT
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