Arbeitgeber sollten aufmerksam sein: Im Sozialversicherungsrecht zählt nicht immer nur das Entgelt, das tatsächlich ausgezahlt wurde. Entscheidend ist oft das Arbeitsentgelt, auf das ein Arbeitnehmer rechtlich Anspruch hat. Genau hier entsteht das Risiko des sogenannten Phantomlohns.
Wird im Rahmen einer Sozialversicherungsprüfung Phantomlohn festgestellt, können Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend neu berechnet werden. Je nach Anzahl der betroffenen Mitarbeiter und Länge des Prüfungszeitraums kann dies zu erheblichen Nachforderungen führen.
Besonders problematisch ist, dass Arbeitnehmeranteile häufig nicht mehr nachträglich vom Arbeitsentgelt einbehalten werden dürfen. Dadurch bleibt ein erheblicher Teil der zusätzlichen Beitragslast beim Arbeitgeber.
Was ist Phantomlohn?
Von Phantomlohn spricht man, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund eines Arbeitsvertrags, gesetzlicher Vorschriften oder anderer rechtlicher Grundlagen Anspruch auf Arbeitsentgelt hat, dieses Entgelt jedoch gar nicht oder nicht vollständig ausgezahlt wird.
Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht kann dieses nicht ausgezahlte Entgelt dennoch beitragspflichtig sein. Mit anderen Worten: Sozialversicherungsbeiträge können auch auf Lohnbestandteile fällig werden, die dem Arbeitnehmer nie tatsächlich überwiesen wurden.
Typische Fälle von Phantomlohn
1. Das geschuldete Entgelt wird nicht vollständig ausgezahlt
Beispiel:
Laut Arbeitsvertrag hat ein Mitarbeiter Anspruch auf ein monatliches Gehalt von 3.000 Euro. Aufgrund wirtschaftlicher Schwierigkeiten zahlt der Arbeitgeber jedoch nur 2.500 Euro aus.
Folge:
Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) kann die Sozialversicherungsbeiträge auf Basis des vertraglich geschuldeten Gehalts von 3.000 Euro berechnen.
➡️ Der Arbeitgeber muss die fehlenden Beiträge möglicherweise rückwirkend nachzahlen.
2. Unterschreitung des gesetzlichen Mindestlohns
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer hat Anspruch auf einen Stundenlohn von 14 Euro, erhält tatsächlich aber nur 12 Euro.
Folge:
Für die Beitragsberechnung kann nicht der ausgezahlte, sondern der gesetzlich geschuldete Lohn maßgeblich sein.
➡️ Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann die DRV die Differenzbeiträge nachfordern.
3. Freiwilliger Gehaltsverzicht durch Arbeitnehmer
Beispiel:
Ein Unternehmen befindet sich in einer wirtschaftlich schwierigen Lage. Die Mitarbeiter erklären sich bereit, vorübergehend auf monatlich 500 Euro ihres Gehalts zu verzichten.
Folge:
Ist der Gehaltsverzicht arbeits- und sozialversicherungsrechtlich nicht wirksam umgesetzt worden, kann die DRV weiterhin vom ursprünglichen Vergütungsanspruch ausgehen.
➡️ Auch auf die nicht ausgezahlten 500 Euro können Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
4. Sachbezüge ersetzen regulären Arbeitslohn
Früher wurde häufig versucht, Teile des Gehalts durch steuerlich begünstigte Sachbezüge zu ersetzen.
Beispiel:
Gehalt: 3.000 Euro
Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:
- Gehalt wird auf 2.800 Euro reduziert
- Stattdessen erhält der Arbeitnehmer Sachleistungen im Wert von 200 Euro, beispielsweise Tankgutscheine, Einkaufskarten oder ein Jobticket
Folge:
Nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts wird dieses Modell in vielen Fällen kritisch beurteilt. Werden Sachbezüge anstelle von Arbeitslohn gewährt, können sie sozialversicherungsrechtlich als reguläres Arbeitsentgelt behandelt werden.
➡️ Die DRV kann zusätzliche Beiträge verlangen.
Sachbezüge sind in der Regel vor allem dann vorteilhaft, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
5. Fehlende Entgeltfortzahlung bei Krankheit, Urlaub oder Feiertagen
Hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltfortzahlung, zahlt der Arbeitgeber jedoch nicht oder nicht vollständig, kann ebenfalls Phantomlohn entstehen.
➡️ Die DRV kann diese Entgeltansprüche dennoch bei der Beitragsberechnung berücksichtigen.
➡️ Dadurch können rückwirkende Beitragsnachforderungen entstehen.
Häufige Risiken in der Lohnabrechnung
1. Minijobs ohne eindeutig vereinbarte Arbeitszeit
Ein häufiges Risiko betrifft Minijob-Verträge, in denen die Arbeitszeit nicht klar geregelt ist.
In der Praxis findet sich oft lediglich die Formulierung „Arbeit nach Bedarf“ oder „Arbeit auf Abruf“. Für die Lohnabrechnung kann dies problematisch werden.
Fehlt eine eindeutige Vereinbarung zur Arbeitszeit, kann sozialversicherungsrechtlich eine gesetzlich angenommene Arbeitszeit zugrunde gelegt werden. In Verbindung mit dem geltenden Mindestlohn kann daraus ein höherer Vergütungsanspruch entstehen.
Folge:
Ein ursprünglich als Minijob behandeltes Beschäftigungsverhältnis kann die Verdienstgrenze überschreiten und sozialversicherungspflichtig werden.
Empfehlung:
In Minijob-Verträgen sollten die wöchentlichen oder monatlichen Arbeitsstunden stets eindeutig schriftlich vereinbart werden.
2. Fehlende regelmäßige Mindestlohnkontrollen
Der gesetzliche Mindestlohn spielt eine zentrale Rolle bei der Vermeidung von Phantomlohn.
Für die Beurteilung reicht es nicht aus, lediglich den monatlich ausgezahlten Betrag zu betrachten. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Vergütung.
Liegt die tatsächliche Vergütung rechnerisch unter dem gesetzlichen Mindestlohn, kann Phantomlohn entstehen.
Besonders betroffen sind häufig:
- Arbeitnehmer mit schwankenden Arbeitszeiten
- Teilzeitbeschäftigte
- Minijobber
- Aushilfen und kurzfristig Beschäftigte
3. Fehler bei der Entgeltfortzahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall
Ein weiterer häufiger Fehler betrifft die Entgeltfortzahlung.
Auch Minijobber und Teilzeitkräfte haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
Fällt ein regulärer Arbeitstag auf einen gesetzlichen Feiertag, darf dieser grundsätzlich nicht automatisch unbezahlt bleiben.
Wird trotz bestehendem Anspruch keine Vergütung gezahlt, kann auch hier Phantomlohn entstehen.
4. Fehlerhafte Berechnung des Urlaubsentgelts
Auch bei der Berechnung von Urlaubsentgelt treten regelmäßig Fehler auf.
Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlten Urlaub. Die Urlaubsvergütung muss dabei korrekt ermittelt werden.
Fehler entstehen insbesondere dann, wenn folgende Faktoren nicht ausreichend berücksichtigt werden:
- variable Vergütungsbestandteile
- regelmäßig gezahlte Zuschläge
- durchschnittliche Arbeitszeiten
Wird das Urlaubsentgelt zu niedrig berechnet, kann ein höherer gesetzlicher Vergütungsanspruch bestehen.
➡️ Auch daraus kann sozialversicherungsrechtlich relevanter Phantomlohn entstehen.
5. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und betriebliche Übung
Phantomlohn kann auch entstehen, wenn Ansprüche aus anderen Rechtsquellen übersehen werden.
Dazu zählen beispielsweise:
- vertraglich zugesicherte Sonderzahlungen
- tarifliche Entgelterhöhungen
- Ansprüche aus Betriebsvereinbarungen
- Leistungen, die durch betriebliche Übung zum festen Anspruch geworden sind
Für eine korrekte Lohnabrechnung reicht daher der Blick in den Arbeitsvertrag allein nicht aus. Alle relevanten Anspruchsgrundlagen sollten berücksichtigt werden.
Worauf sollten Arbeitgeber achten?
✅ Sämtliche Entgeltansprüche korrekt ermitteln und abrechnen.
✅ Gesetzliche Mindestlöhne und tarifliche Vorgaben regelmäßig prüfen.
✅ Modelle zur Gehaltsumwandlung oder Sachbezugsgewährung vorab fachlich prüfen lassen.
✅ Gehaltsverzichte arbeits- und sozialversicherungsrechtlich absichern.
✅ Lohn- und Gehaltsabrechnungen regelmäßig kontrollieren.
Ausnahme: Boni, Prämien und Einmalzahlungen
Bei Phantomlohn gibt es eine wichtige Ausnahme.
Beispiel:
Ein Arbeitgeber plant zum Jahresende eine Prämie von 2.000 Euro, zahlt diese jedoch letztlich nicht aus.
Folge:
In der Regel entsteht hier kein Phantomlohn.
➡️ Die Beitragspflicht für solche Einmalzahlungen entsteht grundsätzlich erst dann, wenn die Zahlung tatsächlich erfolgt.
Fazit
Phantomlohn ist ein wichtiges und in der Praxis häufig unterschätztes Risiko in der Lohnabrechnung. Er entsteht immer dann, wenn ein Arbeitnehmer einen höheren rechtlichen Vergütungsanspruch hat als den Betrag, der tatsächlich ausgezahlt oder abgerechnet wurde.
Für Arbeitgeber kann dies erhebliche finanzielle Folgen haben. Selbst wenn das Entgelt nie ausgezahlt wurde, können Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend nachgefordert werden.
Besonders risikobehaftet sind unter anderem:
- Minijobs
- Arbeit auf Abruf
- Mindestlohnprüfungen
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Urlaubsentgelt
- Ansprüche aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen
Eine sorgfältige Vertragsgestaltung, vollständige Zeiterfassung und regelmäßige Überprüfung der Lohnabrechnung sind daher unverzichtbar. So lassen sich spätere Nachforderungen deutlich reduzieren und die Rechtssicherheit im Unternehmen erhöhen.
Als erfahrener Payroll-Dienstleister unterstützt SUMMIT Unternehmen dabei, Risiken rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Durch professionelle Prozesse, regelmäßige Prüfungen und fundierte Fachkenntnisse hilft SUMMIT, Fehlerquellen zu minimieren und die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig einzuhalten. Damit gewinnen Arbeitgeber mehr Sicherheit und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Noch keine Kommentare