Entgelttransparenz kommt: Gehaltsunterschiede werden erklärungspflichtig

Ab Juni 2026 geraten Unternehmen unter erheblichen rechtlichen und organisatorischen Druck, wenn sie Vergütungsunterschiede nicht objektiv, nachvollziehbar und datenbasiert erklären können. Erstmals wird Entgelttransparenz verbindlich, einklagbar und überprüfbar.

Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970) verpflichtet die Europäische Union alle Mitgliedstaaten – einschließlich Deutschland –, die neuen Vorgaben bis spätestens 7. Juni 2026 vollständig in nationales Recht umzusetzen.

Das bestehende Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) gilt seit 2023 als nicht ausreichend und wird durch die neue Regelung umfassend überarbeitet. Ziel ist es, bestehende geschlechtsbezogene Ungleichgewichte (Gender Pay Gap) innerhalb von Vergütungssystemen sichtbar zu machen und eine faire Entgeltverteilung sicherzustellen.

Entgeltabrechnung ist damit nicht länger eine rein operative Funktion, sondern wird zu einem rechtlich relevanten Erklärungs- und Nachweisprozess.

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1. Gehaltsstrukturen müssen transparent und begründbar sein

Unternehmen sind verpflichtet, Entgeltunterschiede so zu gestalten, dass sie messbar, vergleichbar und objektiv begründbar sind.

Dazu gehört unter anderem:

• die Angabe einer Gehaltsspanne oder eines Einstiegsgehalts bereits in Stellenanzeigen,
  
• eine klare Definition aller Vergütungsbestandteile wie Boni, Zulagen oder Sachbezüge,
  
• eine konsistente Systematik in der Entgeltabrechnung.

2. Subjektive Gehaltslogiken verlieren an Bedeutung

Vergütungsmodelle, die auf Faktoren wie dem früheren Gehalt eines Mitarbeitenden, individuellen Verhandlungsergebnissen oder Unternehmenspraktiken basieren, werden künftig nicht mehr ausreichen.

Stattdessen müssen Gehälter anhand objektiver Kriterien festgelegt werden, etwa: Berufserfahrung, Verantwortung, Qualifikation und Leistung.

3. Auskunftsrechte der Mitarbeitenden werden gestärkt

Mitarbeitende erhalten das Recht, vom Arbeitgeber schriftlich Auskunft zu verlangen über:

• das durchschnittliche Entgelt vergleichbarer oder gleichwertiger Tätigkeiten,
  
• eine geschlechtsbezogene Entgeltgegenüberstellung,
  
• die zugrunde liegenden Vergütungskriterien.

Die Antwortfrist für Unternehmen beträgt maximal zwei Monate. Unstrukturierte oder nicht auswertbare Vergütungsdaten werden damit zu einem realen Risiko.

4. Berichtspflichten und Handlungszwang bei Ungleichheiten

Abhängig von der Unternehmensgröße sind regelmäßige Berichte über geschlechtsbezogene Entgeltunterschiede erforderlich.

Liegt ein Entgeltunterschied von mehr als 5 % vor und lässt sich dieser nicht objektiv erklären, ist ein verpflichtender Verbesserungs- und Maßnahmenplan (Remediation Plan) umzusetzen.

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1. Vergütungskriterien schriftlich festlegen

Definieren Sie klar:

• Wer erhält wann und warum eine Gehaltsanpassung?
  
• Nach welchen Regeln funktionieren Boni und variable Vergütung?

2. Gehaltsstrukturen systematisch analysieren

Erstellen Sie Transparenz über:

• Stellenprofile und Vergleichsgruppen,
  
• Positionslevel und Verantwortungsbereiche,
  
• tatsächliche Gehaltsverteilungen im Unternehmen.

Auf dieser Basis können Vergütungsmodelle überprüft und gezielt angepasst werden.

3. Einheitliche Leitlinien für Gehaltsgespräche entwickeln

Führungskräfte benötigen klare Argumentationslinien, abgestimmte Antwortlogiken und ein gemeinsames Verständnis der Vergütungsprinzipien.

4. Strukturelle und systemische Voraussetzungen schaffen

Da Auswertungen, Rückfragen und rückwirkende Analysen künftig zum Alltag gehören, gewinnt die Digitalisierung von HR- und Payroll-Prozessen deutlich an Bedeutung.

Strukturierte Daten, konsistente Prozesse und eine ausreichende Reporting-Fähigkeit helfen, den zusätzlichen Aufwand zu bewältigen und Risiken zu reduzieren.

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